۷. برنامه ریزی برای مذاکره

در قسمت هفتم دوره آموزشی، موضوع «برنامه‌ریزی برای مذاکره» را آغاز می‌کنیم. موفقیت در هر کاری تابع «برنامه‌ریزی درست» است. مذاکره نیز از این قاعده مستثنی نیست. برخی از افراد تصور می‌کنند مذاکره‌کنندگان بزرگ بدون آمادگی و برنامه‌ریزی قبلی در جلسات مذاکره شرکت می‌کنند؛ اما این تصور درست نیست. اگر برنامه‌ریزی دقیقی انجام نداده‌اید و خودتان هم نمی‌دانید که در مذاکره به دنبال چه هستید، نباید توقع داشته باشید که مذاکره موفقی در انتظارتان باشد!

چرا برنامه‌ریزی برای مذاکره مهم است؟

متاسفانه بسیاری از مذاکره کنندگان به دلیل تنش‌های زیاد حاکم بر مذاکره و خسته‌کننده و زمان‌بر بودن برنامه‌ریزی برای مذاکره، از برنامه‌ریزی صرف‌نظر می‌کنند و مستقیما و بدون آمادگی کافی وارد مذاکره می‌شوند. این کار سبب می‌شود در جلسه مذاکره با مشکلاتی از قبیل موارد زیر روبرو شوند:

-        زمانی که طرف مقابل پیشنهادی بر روی میز می‌گذارد،‌ ارزیابی دقیقی از ارزش این پیشنهاد ندارند. ممکن است چیزی را قبول کنند که ارزش چندانی ندارد و یا چیزی را رد کنند که بسیار ارزشمند است.

-        به دلیل بررسی نکردن نقاط قوت و ضعف خود و طرف مقابل، نمی‌توانند از استراتژی مناسب برای پیشبرد مذاکره استفاده کنند.

-        فرایند تبادل امتیازات در مذاکره معمولا در مدت زمان نسبتا کوتاهی انجام می‌شود.با توجه به عدم آمادگی لازم ممکن است با تعلل یا تردید بیش از حد، نتوانند از این فرصت استفاده لازم را بنمایند.

-        شنیدن حرف‌ها و پیشنهادهای جدید که قبلا احتمال مطرح شدن آنها در مذاکره پیشبینی نشده است، موجب از دست دادن اعتماد به نفس آنان خواهد شد.

تعیین اهداف؛ اساسی‌ترین گام در برنامه‌ریزی یک مذاکره

اساسی‌ترین گام در طراحی و برنامه‌ریزی یک مذاکره، تعیین اهداف است. یک مذاکره کننده حرفه‌ای پیش از حضور در جلسه مذاکره، اهداف خود را به صورت روشن تعریف کرده و آنها را اولویت‌بندی می‌نماید.

مثال

یک شرکت ایرانی به اخذ نمایندگی فروش محصولات یک شرکت اروپایی در ایران تمایل دارد. این شرکت اهداف خود را در سه دسته طبق‌بندی می‌کند:

 

-        داشتن نمایندگی انحصاری

-        دریافت کارمزد بیش از ۵ درصد

-        دریافت حداقل ۱۰ درصد هزینه‌های دفتر

در چنین شرایطی، این شرکت می‌تواند «بسته‌های اهداف» خود را به شیوه‌های مختلفی تعریف کند. مثلا:

بسته ۱:

-        نمایندگی فروش انحصاری

-        دریافت ۸ درصد از قیمت فروش محصول به عنوان کارمزد

بسته ۲:

-        نمایندگی فروش انحصاری

-        دریافت ۲ درصد از قیمت فروش به عنوان کارمزد

-        دریافت ۳۰ درصد از هزینه‌های دفتر از شرکت خارجی

بنابراین سه هدف اصلی مذاکره‌کننده، در قالب دو دسته پیشنهادی آماده شده است و او در طول مذاکره می‌کوشد به یکی از دو بسته دست یابد.

در تعیین اهداف به نکات زیر توجه داشته باشید:

-        اهداف با آرزوها فرق دارند. همه ما آرزوهای زیادی داریم اما در هنگام تعیین هدف برای مذاکره، باید واقع‌بین باشیم و چیزی را به عنوان هدف در نظر بگیریم که دست یافتنی باشد،‌ وگرنه مذاکره با احتمال زیاد به بن‌بست خواهد رسید.

-        اهداف باید مشخص و قابل اندازه گیری باشند. بنابراین اهدافی نظیر «خرید خودرو به پایین‌ترین قیمت ممکن» و یا «گرفتن نوعی از وام که اقساط آن از درآمد ماهیانه ما کمتر باشد»، اهداف خوبی نیستند. در صورتی که اهداف مذاکره را شفاف و قابل اندازه‌گیری تعیین نکنید، درک اینکه آیا پیشنهاد طرف مقابل می‌تواند این اهداف را تامین کند یا خیر کار دشواری است.

-        برای اهداف حد و مرزی وجود دارد. برخی از عواملی که اهداف را محدود می‌کنند عبارتند از:

o      انتخاب جایگزین مذاکره برای طرف مقابل: مثلا اگر طرف اروپایی، ‌قبلا پیشنهادی برای نمایندگی فروش با کارمزد ۵ درصد داشته باشد، شرکت جدید نمی‌تواند با همان شرایط قبلی، کارمزد بیشتر از ۵ درصد را طلب نماید.

o      انتخاب‌های جایگزین مذاکره شما: اگر شرکت شما بتواند نمایندگی فروش شرکت مشابهی را با ۴ درصد کارمز دریافت کند، قطعا حاضر نخواهد بود در این مذاکره، کارمزدی کمتر از ۴ درصد را بپذیرد.

o      عرف: اگر عرف در صنعت ما کارمزد ۵ درصد است، هدف‌گذاری برای عددی بیشتر از این پذیرفته نیست و ممکن است طرف مقابل ما را انسانی سرسخت و لجوج و غیر منطقی تلقی کند.

o      محدودیت‌های قانونی درون/ برون سازمانی: گاهی این قوانین باعث ایجاد محدودیت در تصمیم‌گیری برای طرف مقابل می‌شود. مثلا اگر طبق قوانین داخلی شرکت، اعطای نمایندگی انحصاری بلندمدت را در هر شرایطی ممنوع بداند. این چنین محدودیت‌هایی به سادگی قابل تغییر نیستند و باید وجود آنها را بپذیریم و در زمان برنامه‌ریزی برای مذاکره مورد توجه قرار دهیم.

-        معمولا اهداف قابل معامله‌اند. در مثال نمایندگی، میزان کارمزد و قبول بخشی از هزینه‌های دفتر در ایران، مثالی از دو هدف قابل معامله هستند. در صورتی که شرکت اروپایی بپذیرد که سهم بیشتری از هزینه‌های دفتر را بپردازد، احتمالا طرف ایرانی حاضر خواهد بود کارمزد کمتری به ازا هر فروش دریافت نماید.

تمرین:

آخرین مذاکره کاری یا شخصی که انجام داده‌اید را در نظر آورید. آیا پیش از حضور در این مذاکره، برنامه‌ریزی کرده‌ بودید؟

اهدافی که برای این مذاکره می‌توانستید در نظر بگیرید را مکتوب نمایید.